AI Act et formation IA en entreprise : quelles obligations pour les employeurs en 2026 ?

L'intelligence artificielle est désormais utilisée quotidiennement dans les entreprises : rédaction d'e-mails, création de contenus, prospection commerciale, analyse de documents, automatisation administrative, recrutement, service client ou encore aide à la décision. Cette adoption rapide fait toutefois apparaître des risques nouveaux : hallucinations, erreurs non détectées, biais, divulgation de données confidentielles, atteinte aux données personnelles ou utilisation de contenus protégés.

Depuis le 2 février 2025, l'article 4 de l'AI Act impose aux organisations qui fournissent ou déploient des systèmes d'intelligence artificielle de prendre des mesures pour développer un niveau adapté de maîtrise de l'IA chez les collaborateurs et les autres personnes qui les utilisent pour leur compte.

Réponse courte : l'AI Act ne rend pas obligatoire une formation standardisée pour chaque salarié. En revanche, il oblige les entreprises concernées à agir pour développer la maîtrise de l'IA de leurs utilisateurs. Une formation adaptée aux outils, aux métiers et aux risques constitue l'un des moyens les plus solides pour répondre à cette exigence et en conserver la preuve.

Capsule Business accompagne les entreprises dans cette démarche grâce à des formations IA pour entreprises personnalisées, associant maîtrise opérationnelle, prévention des risques, bonnes pratiques, formalisation des usages et amélioration de la performance économique.

À retenir

• L'AI Act a été adopté en 2024 et est entré en vigueur le 1er août 2024.
• Les dispositions relatives à la maîtrise de l'IA s'appliquent depuis le 2 février 2025.
• Les salariés qui utilisent ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot ou un outil métier intégrant de l'IA peuvent être concernés.
• Aucune durée minimale, certification ou formation identique pour tous n'est imposée.
• L'entreprise doit choisir des mesures proportionnées aux usages, aux connaissances des utilisateurs et aux risques.
• Une formation ne garantit pas à elle seule la conformité globale à l'AI Act, mais elle permet de répondre de manière structurée à son volet relatif à la maîtrise de l'IA.

Qu'est-ce que l'AI Act ?

L'AI Act, ou règlement européen sur l'intelligence artificielle, est le règlement (UE) 2024/1689. Il établit un cadre commun pour le développement, la commercialisation et l'utilisation des systèmes d'intelligence artificielle dans l'Union européenne.

Le texte poursuit deux objectifs complémentaires : favoriser l'innovation et l'adoption d'une intelligence artificielle digne de confiance, tout en protégeant la santé, la sécurité et les droits fondamentaux.

L'AI Act repose sur une approche graduée selon le niveau de risque :

• certaines pratiques sont interdites ;
• les systèmes considérés comme à haut risque sont soumis à des obligations renforcées ;
• certains systèmes doivent respecter des obligations de transparence ;
• la majorité des outils présentant un risque limité restent utilisables, dans le respect des autres règles applicables.

Le règlement a été adopté par le Parlement européen en mars 2024, définitivement approuvé par le Conseil de l'Union européenne en mai 2024, publié au Journal officiel de l'Union européenne le 12 juillet 2024 et est entré en vigueur le 1er août 2024. Son application est progressive.

L'AI Act impose-t-il une formation obligatoire aux salariés ?

La réponse nécessite une distinction importante.

L'article 4 n'impose ni une formation identique à tous les salariés, ni un nombre minimal d'heures, ni un programme officiel, ni une certification particulière. Il impose à l'entreprise de prendre des mesures adaptées pour développer la maîtrise de l'IA des personnes qui utilisent ces systèmes pour son compte.

Selon la Commission européenne, cette maîtrise correspond aux compétences, connaissances et capacités de compréhension permettant :

• d'utiliser un système d'IA de manière éclairée ;
• d'en comprendre les possibilités et les limites ;
• d'identifier les risques et les dommages possibles ;
• d'interpréter et de contrôler les résultats produits ;
• d'adopter les mesures de prévention appropriées.

La Commission précise qu'une entreprise dont les salariés utilisent ChatGPT pour rédiger des publicités ou effectuer des traductions est concernée. Les utilisateurs doivent notamment comprendre le risque d'hallucination, c'est-à-dire la possibilité que l'outil produise une réponse crédible mais inexacte.

La formation n'est donc pas le seul format possible. Une entreprise peut également prévoir des guides, une charte d'utilisation, des ateliers, des procédures internes ou des ressources pédagogiques. Cependant, demander simplement aux salariés de lire la notice d'un outil peut être insuffisant lorsque les usages ou les risques nécessitent un accompagnement plus approfondi.

Que change la réforme européenne adoptée en 2026 ?

Le cadre évolue. Le « Digital Omnibus sur l'IA » a été adopté par le Parlement européen en juin 2026, puis définitivement approuvé par le Conseil de l'Union européenne le 29 juin 2026.

À la date de mise à jour de cet article, le 20 juillet 2026, sa publication au Journal officiel de l'Union européenne était encore annoncée comme prochaine. Le texte entrera en vigueur le troisième jour suivant cette publication.

La nouvelle rédaction de l'article 4 prévoit que les fournisseurs et les déployeurs de systèmes d'IA doivent prendre des mesures pour soutenir le développement de la maîtrise de l'IA de leurs collaborateurs. Elle précise qu'ils ne sont pas tenus de garantir qu'un niveau déterminé soit atteint par chaque personne.

Cette réforme assouplit donc l'obligation de résultat, mais elle ne fait pas disparaître l'obligation d'agir. Pour les entreprises, la recommandation reste la même : identifier les usages, évaluer les risques, accompagner les utilisateurs et conserver une trace des mesures réalisées.

Pour certains systèmes d'IA à haut risque, notamment dans des domaines susceptibles d'avoir un impact important sur la santé, la sécurité ou les droits fondamentaux, les exigences de compétence et de supervision humaine demeurent renforcées.

Quelles entreprises sont concernées par l'article 4 ?

L'obligation ne concerne pas uniquement les entreprises technologiques qui développent leurs propres modèles.

Elle vise également les « déployeurs », c'est-à-dire les organisations qui utilisent un système d'IA sous leur autorité dans le cadre de leur activité professionnelle. Une TPE, une PME, une grande entreprise, une association ou une organisation publique peut donc être concernée dès lors que ses équipes utilisent des outils d'IA.

Les situations suivantes peuvent notamment entrer dans le périmètre :

• une équipe commerciale utilise ChatGPT ou Claude pour préparer ses argumentaires ;
• un service marketing génère des publications, des visuels ou des campagnes avec l'IA ;
• un service administratif utilise Microsoft Copilot pour résumer des documents ;
• des collaborateurs analysent des fichiers clients à l'aide d'une IA générative ;
• une entreprise intègre un chatbot dans son service client ;
• une équipe RH utilise un outil d'IA pour analyser des candidatures ;
• une direction automatise des processus internes avec des agents d'IA.

Tous les salariés ne doivent pas nécessairement suivre le même parcours. Le niveau d'accompagnement doit tenir compte de leur rôle, de leurs connaissances, des outils utilisés, des données traitées, du contexte métier et des personnes susceptibles d'être affectées par les résultats.

Quel est le cadre applicable en France ?

Il n'existe pas un second « AI Act français » général qui remplacerait le règlement européen. L'AI Act est directement applicable en France. Il s'articule toutefois avec plusieurs règles et recommandations nationales ou européennes déjà applicables aux entreprises françaises.

Le RGPD et la protection des données personnelles

Lorsqu'un salarié saisit dans un outil d'IA des informations relatives à un client, un prospect, un candidat ou un collaborateur, le RGPD peut s'appliquer.

La CNIL recommande d'être particulièrement vigilant sur les données transmises aux systèmes d'IA générative, d'éviter autant que possible la saisie de données personnelles et d'examiner les conditions contractuelles ainsi que les éventuels transferts de données hors de l'Union européenne.

Une formation responsable doit apprendre aux collaborateurs à distinguer :

• une information publique d'une donnée interne ;
• une donnée personnelle d'une donnée anonymisée ;
• un document partageable d'un document confidentiel ;
• un usage autorisé d'un usage nécessitant une validation préalable.

La sécurité des informations et des systèmes

Les risques ne concernent pas uniquement les données personnelles. Un collaborateur peut involontairement transmettre une stratégie commerciale, un contrat, une grille tarifaire, un fichier client, un secret d'affaires ou des informations techniques sensibles à un service externe.

L'ANSSI recommande d'adopter une posture de vigilance lors du déploiement de systèmes d'IA générative, notamment en raison des risques pesant sur la confidentialité des données et l'intégrité des systèmes d'information.

L'adaptation des salariés aux évolutions technologiques

L'article L6321-1 du Code du travail prévoit que l'employeur assure l'adaptation des salariés à leur poste et veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, notamment au regard de l'évolution des technologies et des organisations.

L'essor de l'IA s'inscrit directement dans cette transformation des métiers. Cette disposition ne crée pas, à elle seule, une formation générale obligatoire à ChatGPT pour tous les salariés. Elle renforce néanmoins l'intérêt d'accompagner les équipes lorsque les outils et processus de travail évoluent.

Le droit d'auteur, la confidentialité et la responsabilité

Les contenus produits par une IA ne peuvent pas être utilisés sans vérification. Les entreprises doivent notamment sensibiliser leurs équipes :

• aux risques de reproduction de contenus protégés ;
• à l'utilisation des images, textes, marques et bases de données ;
• au respect des engagements de confidentialité ;
• à la nécessité de conserver un contrôle humain ;
• à la responsabilité attachée à la diffusion ou à l'utilisation du résultat final.

Quels risques présente une utilisation non encadrée de l'IA ?

Une entreprise qui équipe ses collaborateurs sans leur donner de cadre peut rapidement être confrontée à plusieurs difficultés.

Des erreurs présentées comme des informations fiables

Une IA générative peut inventer une référence juridique, un chiffre, une source ou une fonctionnalité. L'utilisateur doit apprendre à vérifier les informations importantes et à distinguer une aide à la production d'une source fiable.

La divulgation de données sensibles

Copier un contrat, une liste de clients ou un document stratégique dans un outil non validé peut exposer l'entreprise à des risques juridiques, commerciaux et de cybersécurité.

Des biais ou des décisions insuffisamment contrôlées

L'utilisation de l'IA dans le recrutement, l'évaluation, l'accès à un service ou l'aide à la décision peut produire ou renforcer des biais. Le contrôle humain doit être réel, exercé par une personne capable de comprendre et de remettre en question le résultat.

Une multiplication d'usages individuels incohérents

Sans règles communes, chaque collaborateur développe ses propres méthodes, utilise des outils différents et conserve ses prompts dans des espaces personnels. L'entreprise perd alors en sécurité, en cohérence et en capacité à capitaliser sur les pratiques efficaces.

Une performance inférieure au potentiel réel

L'absence de méthode produit souvent des réponses génériques, des erreurs répétées et une dépendance excessive à l'outil. Former les équipes ne sert donc pas uniquement à prévenir les risques : cela permet également de transformer l'IA en processus professionnel mesurable et réutilisable.

Comment préparer son entreprise à l'AI Act ?

Une démarche réaliste peut être organisée en six étapes.

1. Recenser les outils et les usages

L'entreprise doit identifier les solutions officiellement déployées, mais aussi les usages informels : comptes personnels, extensions de navigateur, outils gratuits et automatisations créées par les collaborateurs.

2. Identifier les métiers et les personnes concernés

Il faut déterminer qui utilise l'IA, pour quelles tâches, avec quelles données et avec quel niveau d'autonomie. Cette cartographie permet de différencier les besoins d'un commercial, d'un responsable RH, d'un assistant administratif ou d'un dirigeant.

3. Évaluer le niveau de risque

Un outil utilisé pour reformuler un texte public ne présente pas les mêmes risques qu'un système analysant des candidatures, des données de santé, des informations financières ou des dossiers clients.

4. Définir les règles internes

L'entreprise peut formaliser les outils autorisés, les données interdites, les validations nécessaires, les règles de vérification et les responsabilités. Une charte IA ou une politique interne constitue un repère utile, mais elle doit être comprise et appliquée.

5. Former les collaborateurs selon leurs usages réels

La formation doit être proportionnée au niveau des participants et à leur environnement professionnel. Elle gagne à combiner compréhension de l'IA, risques, méthodes d'utilisation, cas pratiques et création de processus réutilisables.

6. Documenter et actualiser la démarche

Il est recommandé de conserver les programmes, supports, feuilles d'émargement, attestations, résultats d'évaluation, chartes et comptes rendus des actions menées. Les outils et la réglementation évoluant rapidement, une veille et des mises à jour régulières sont nécessaires.

Que doit contenir une formation IA adaptée ?

Une formation réellement utile ne doit pas se limiter à une démonstration de ChatGPT. Elle doit permettre aux participants de comprendre l'outil, de l'utiliser avec méthode et d'identifier les situations dans lesquelles son utilisation doit être limitée ou contrôlée.

Les contenus peuvent notamment couvrir :

• les principes de fonctionnement de l'IA générative ;
• les différents types de systèmes d'IA utilisés dans l'entreprise ;
• les possibilités, limites et risques des outils ;
• les hallucinations et les méthodes de vérification ;
• les biais et la nécessité du contrôle humain ;
• la protection des données personnelles et confidentielles ;
• les règles relatives au droit d'auteur ;
• la cybersécurité et le choix des outils ;
• la conception de prompts structurés ;
• la formalisation de processus réutilisables ;
• les règles internes et les responsabilités ;
• le suivi des usages et l'amélioration continue.

Le programme doit être adapté aux fonctions réellement exercées. Une formation IA & Business Développement destinée à une équipe commerciale doit, par exemple, traiter la prospection, les argumentaires, la préparation des rendez-vous, le suivi client et l'analyse commerciale, tout en intégrant les règles de confidentialité et de vérification applicables à ces missions. Une formation IA au service de l'efficacité professionnelle répond aux besoins transverses des équipes administratives et opérationnelles.

Comment Capsule Business accompagne les entreprises ?

Capsule Business est un organisme de formation certifié Qualiopi au titre de la catégorie : action de formation. Nous formons les dirigeants, indépendants et équipes professionnelles à l'utilisation concrète et responsable de l'intelligence artificielle.

Notre approche repose sur une forte personnalisation.

Un audit préalable des besoins et des usages

Avant la formation, Capsule Business analyse le niveau des participants, leurs missions, les outils employés et les problématiques rencontrées. Cette étape permet d'identifier les usages prioritaires, les risques spécifiques et les résultats attendus.

Des contenus adaptés au métier de l'entreprise

Les exemples, exercices et processus sont construits à partir de situations professionnelles réelles : développement commercial, marketing, administration, management, communication, production documentaire ou relation client.

Une utilisation responsable et sécurisée de l'IA

Les participants apprennent à identifier les limites des outils, vérifier les résultats, protéger les données, conserver un contrôle humain et adopter des pratiques cohérentes avec le contexte de leur entreprise.

Des livrables directement réutilisables

Selon le parcours retenu, les collaborateurs peuvent repartir avec des supports personnalisés, une banque de prompts, des méthodes de vérification, des processus documentés et un plan d'action. L'objectif est de transformer la compétence acquise en pratiques opérationnelles durables.

Une traçabilité de la montée en compétence

Les formations prévoient un suivi pédagogique, une évaluation des acquis et la remise des documents associés à l'action de formation. Ces éléments permettent à l'entreprise de documenter les mesures mises en œuvre pour accompagner ses collaborateurs.

Conformité et performance économique

Former les salariés uniquement pour « cocher une case » réglementaire limiterait fortement la valeur de la démarche.

Une bonne formation doit permettre simultanément de :

• réduire les risques liés aux usages non encadrés ;
• améliorer la qualité et la fiabilité des productions ;
• gagner du temps sur les tâches répétitives ;
• structurer des méthodes communes ;
• capitaliser sur les prompts et processus efficaces ;
• améliorer la performance commerciale et organisationnelle ;
• accompagner durablement la transformation des métiers.

C'est le positionnement de Capsule Business : aider les entreprises à développer des usages de l'IA à la fois responsables, maîtrisés et orientés vers des résultats économiques concrets.

Structurer dès maintenant les usages de l'IA dans votre entreprise

Vos collaborateurs utilisent déjà ChatGPT, Claude, Gemini, Copilot ou d'autres outils d'intelligence artificielle ? L'enjeu n'est plus seulement de découvrir ces technologies, mais de les utiliser avec méthode, sécurité et efficacité.

Capsule Business réalise un diagnostic IA préalable afin d'identifier vos besoins, vos usages, vos risques et les compétences à développer. Nous construisons ensuite une formation personnalisée, directement liée aux métiers et aux objectifs économiques de votre entreprise.

Réalisez votre diagnostic IA ou contactez Capsule Business pour construire un parcours adapté à votre organisation.

À propos de l'auteur

Harold Lecourt est le fondateur de Capsule Business et formateur en intelligence artificielle appliquée aux usages professionnels. Il accompagne les entreprises dans la montée en compétence de leurs équipes et la création de processus IA adaptés à leurs métiers et à leurs objectifs économiques.

Avertissement

Cet article présente une information générale à la date de sa mise à jour. Il ne constitue pas un conseil juridique. Une analyse spécialisée peut être nécessaire selon la nature des systèmes d'IA, les données traitées et le secteur de l'entreprise.